Synchronisieren und Teilen

Zugang

Um den Dienst nutzen zu können, müssen Sie sich mit den Zugangsdaten Ihrer Institution bei AcademicCloud anmelden.

Einrichtung

Web-Zugang

Sie können den Dienst ganz einfach über das Web-Interface nutzen

Verhaltensregeln

Client-Zugang

Sie können den Desktop-Client für Ihr Betriebssystem von owncloud.org herunterladen und installieren. Eine Anleitung zur Installation und zum Arbeiten mit dem Desktop-Client finden Sie im Online-Handbuch zum Client. Apps für mobile Geräte (Android und iOS) sind ebenfalls auf owncloud.org verfügbar.

Öffnen Sie den Client und geben Sie die folgende URL als ownCloud-Server ein: https://sync.academiccloud.de

Daraufhin öffnet sich ein Browserfenster, in dem Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anmelden können.

Bitte autorisieren Sie den Client für den Zugriff auf Ihr ownCloud-Konto, indem Sie auf die Schaltfläche klicken.

Im letzten Schritt können Sie festlegen, welche Dateien vom Client synchronisiert werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Verbinden…”, um die Einrichtung abzuschließen.

Verwalten

Dateien in der Weboberfläche verwalten Nach erfolgreicher Anmeldung befinden Sie sich auf der “Home”-Ebene Ihres Kontos und erhalten die Liste Ihrer Ordner sowie das Menü auf der linken Seite.

Erstellen von Ordnern, Hochladen von Dateien

Klicken Sie auf das ‘+’-Symbol neben dem Haussymbol oben auf der Seite. Wählen Sie entweder ‘Hochladen’, ‘Ordner’ oder ‘Textdatei’. Wählen Sie “Ordner”, benennen Sie den neuen Ordner und drücken Sie die Eingabetaste, um ihn zu erstellen. Wählen Sie “Textdatei”, benennen Sie die neue Datei und drücken Sie die Eingabetaste, um sie zu erstellen. Ein neues Editor-Fenster wird geöffnet, so dass Sie sofort mit der Eingabe beginnen können. Wählen Sie “Hochladen”, um Dateien in Ihren owncloud-Ordner zu übertragen. Es öffnet sich ein Dateidialog, wählen Sie eine Datei aus, der Upload beginnt sofort. Löschen von Dateien, Ordnern, Wiederherstellen von Inhalten

Um eine einzelne Datei zu löschen, öffnen Sie das ‘…’-Menü und klicken Sie auf ‘Löschen’. Die Datei wird sofort gelöscht und verschwindet. Beachten Sie, dass dies auch Clients betrifft, die mit diesem Ordner verbunden sind. Um mehrere Dateien auf einmal zu löschen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen auf dem jeweiligen Dateisymbol und wählen Sie sie aus. Klicken Sie dann auf das Symbol “Löschen” in der oberen rechten Ecke. Die Dateien werden sofort gelöscht und verschwinden. Um eine kürzlich gelöschte Datei wiederherzustellen, klicken Sie auf “Gelöschte Dateien” mit dem Papierkorbsymbol in der unteren linken Ecke des Bildschirms. Wenn Sie auf den Kreispfeil klicken, wird die Datei sofort wiederhergestellt. Dies gilt auch für verbundene Clients. Um eine kürzlich gelöschte Datei endgültig zu entfernen, klicken Sie auf “Gelöschte Dateien” mit dem Papierkorbsymbol in der unteren linken Ecke des Bildschirms. Öffnen Sie das ‘…’-Menü und klicken Sie auf ‘Löschen’. Die Datei wird dann endgültig gelöscht und verschwindet. Diese Aktionen gelten auch für Verzeichnisse. Verbundene Clients löschen ebenfalls den Ordner und entfernen alle Dateien. Vorsicht! Auch wenn ein Ordner auf dem Server wiederhergestellt werden kann, müssen alle Clients ihn erneut herunterladen. Verwalten von Dateien mit der Client-Software Um große Dateien oder eine große Anzahl von Dateien zu übertragen, empfiehlt es sich, die Client-Software zu verwenden. Zusätzlich kann der Client Ihre Dateien auf Änderungen überwachen und sie im Hintergrund auf den Dienst hochladen oder Änderungen empfangen. Auf diese Weise sind Ihre Dateien auf dem Dienst und den angeschlossenen Geräten, auf denen der Client läuft, immer auf dem neuesten Stand.

Client-Downloads und Installationsinformationen sind für Windows, OS X, Linux und mobile Plattformen verfügbar.

Im Folgenden wird die Verwendung des Windows-, OS X- und Linux-Clients beschrieben.

Nach der Installation hilft Ihnen ein Assistent, die Einrichtung abzuschließen:

Server-Adresse (https://sync.academiccloud.de) Anmeldedaten (Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort) was Sie synchronisieren möchten und wo Sie Ihre Dateien auf Ihrem Computer ablegen möchten. Ihr owncloud-Ordner wird nun auf Ihrem Gerät gespeichert und wird aktualisiert, solange der Client läuft.

Synchronisierung stoppen und Ordner löschen

Um die Synchronisierung eines Ordners oder Unterordners zu beenden, klicken Sie zunächst auf das große Wolkensymbol, um die Ordnerliste zu erweitern, und deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen vor dem jeweiligen Ordner. Der Ordner wird nach Bestätigung der Warnung gelöscht. Entfernt gespeicherte Daten sind davon nicht betroffen. Freigeben von Inhalten

Optionen zum Freigeben von Inhalten oder zum Ändern und Entfernen des Zugriffs auf diese sind in den Dateimanager integriert: Finder unter Mac OS X, Explorer unter Windows, Caja, Nautilus und Nemo unter Linux (Linux-Nutzer müssen das passende Plugin installieren). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie teilen möchten, und klicken Sie auf “Share with ownCloud”. Der “Share with ownCloud”-Dialog hat die gleichen Optionen wie das Web-Interface. Sie können sehen, mit wem Sie dieses Element geteilt haben, die Berechtigungen ändern, die Freigabe löschen, über einen Link teilen und ein Ablaufdatum oder ein Passwort für den Link festlegen.

Freigeben

Inhalte können für bestimmte Benutzer freigegeben werden oder es kann anonymer Zugriff gewährt werden. Benutzer zu Ordnern einladen

Um einen Ordner oder eine Datei für einen anderen Benutzer freizugeben, klicken Sie auf das Symbol “Freigeben” (Sie finden es auch, indem Sie das ‘…’-Menü öffnen, auf “Details” klicken und die Registerkarte “Freigeben” auf der rechten Seite des Bildschirms auswählen). Sie sehen eine Liste der Benutzer, die Zugriff auf diese Datei oder diesen Ordner haben. Um sie für einen neuen Benutzer freizugeben, geben Sie dessen E-Mail-Adresse ein. Beachten Sie, dass der neue Benutzer standardmäßig Lese-/Schreibzugriff auf das freigegebene Element erhält und eine Einladungs-E-Mail bekommt. Inhalte über Links freigeben

Um einen Ordner oder eine Datei für einen anderen Benutzer freizugeben, klicken Sie auf das Symbol “Freigeben” (Sie finden es auch, indem Sie das ‘…’-Menü öffnen, auf “Details” klicken und die Registerkarte “Freigeben” auf der rechten Seite des Bildschirms auswählen). Klicken Sie auf das Kontrollkästchen “Link freigeben”, um einen Link zu erstellen. Sie können ein Kennwort festlegen, indem Sie das Kontrollkästchen “Kennwortschutz” anklicken. Der Link kann über das Feld ‘Email link to person’ vom owncloud-Server per E-Mail versendet werden. Es kann ein Gültigkeitsdatum für den Link festgelegt werden. Beachten Sie, dass deaktivierte oder abgelaufene Links nicht gelöscht werden, sondern nur der Zugriff auf die freigegebenen Inhalte per Link entfernt wird.

Um einen Überblick über Ihre freigegebenen Links zu erhalten und diese zu entfernen, besuchen Sie “Mit anderen geteilt” im Menü auf der linken Seite. Um zu sehen, was andere mit Ihnen geteilt haben, klicken Sie auf “Mit Ihnen geteilt”.

Gruppen

Präferenzen

…

Benutzerhandbuch(e)

Sie können das offizielle Handbuch für den ownCloud-Dienst online lesen oder als PDF herunterladen.

FAQs

F: Was bedeutet der Zusatz “federated” hinter der E-Mail-Adresse bei der gemeinsamen Nutzung mit anderen Nutzern?

OwnCloud nutzt das “Open Cloud Mesh”-Protokoll, um instanzübergreifende Freigaben zu ermöglichen, z.B. können Sie als Nutzer des Sync & Share Service eine Datei mit einem Nutzer der https://www.sciebo.de/Sciebo Cloud teilen, ohne einen Account auf sciebo.de anlegen zu müssen. Um eine solche Freigabe zu erstellen, benötigen Sie die “Federated Cloud ID” des Empfängers. Ihre eigene Federated Cloud ID finden Sie in den Einstellungen Ihres Accounts.

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, um Dateien mit anderen ownCloud-Nutzern zu teilen, sucht ownCloud automatisch nach Konten, die unter dieser Adresse registriert sind. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, werden zwei Optionen angezeigt: das gefundene Konto, zum Beispiel “plangst2@gwdg.de”, und “plangst2@gwdg.de (federated)” als Federated Cloud ID.

Hinweis: Wenn nach Eingabe der E-Mail-Adresse nur die Variante “federated” erscheint, kann kein passendes ownCloud-Konto gefunden werden. Dies liegt in der Regel daran, dass sich der Benutzer noch nicht bei ownCloud angemeldet hat, da das Konto erst nach dem ersten erfolgreichen Login angelegt wird.

Hinweis: Bei der Freigabe im Verbund kann der Empfänger der Freigabe keine integrierten Dienste von Sync & Share, z.B. Web Office, nutzen, da für den Zugriff auf Web Office ein Konto in Sync & Share erforderlich ist. Alternativ ist auch eine Freigabe über einen öffentlichen Link möglich.

Der Sync & Share Service ist kein Ersatz für eine regelmäßige Datensicherung!

Der Sync & Share Service ist ein Synchronisations- und Freigabedienst, er

ändert eine Datei auf allen aktiven Geräten, wenn die Datei auf einem Gerät oder auf der Webseite bearbeitet wird. löscht eine Datei auf allen aktiven Geräten, wenn die Datei auf einem Gerät oder auf der Webseite entfernt wird löscht alte Versionen von Dateien.

F: Wie werden meine Daten in der OwnCloud verschlüsselt?

Obwohl ownCloud diese Funktion anbietet, vermittelt die serverseitige Verschlüsselung ein falsches Gefühl von Sicherheit, da sie immer durch das Auslesen des Schlüssels überwunden werden kann, sei es durch den Administrator oder ein kompromittiertes System.

Daher sollten Kunden, die kritische Daten (bis zur Datenschutzstufe C) speichern wollen, diese zunächst selbst auf der Client-Seite (vor dem Hochladen) verschlüsseln. Hierfür gibt es verschiedene Tools: Cryptomator, Boxcryptor, encfs, um nur einige Beispiele zu nennen.

F: Einzelne Dateien werden nicht auf meinen Windows-PC heruntergeladen, aber ich kann sie in der Cloud sehen. Was könnte der Grund dafür sein?

Prüfen Sie, ob der Dateiname in der Cloud mit einem Leerzeichen endet oder eines der folgenden Zeichen enthält:

< kleiner als, spitze Klammer an

mehr als, spitze Klammer zu : Doppelpunkt " doppelte Anführungszeichen / Schrägstrich \ Backslash | Pipe ? Fragezeichen

Sternchen Windows kann keine Datei- und Verzeichnisnamen mit einem Leerzeichen am Ende und einem (oder mehreren) dieser Zeichen erstellen, so dass der ownCloud-Client sie nicht synchronisieren kann. Auch Unicode-Zeichen können dieses Problem verursachen. Dieses Problem kann bei der Arbeit mit Benutzern von Mac OS oder Linux-Betriebssystemen auftreten, da diese Geräte solche Dateien erstellen können.

Um das Problem zu beheben, benennen Sie die Datei(en) in der Sync & Share-Weboberfläche um, der Client wird sie bei der nächsten Synchronisierung herunterladen.