Chat und Kollaboration

Zugang

Um den Dienst nutzen zu können, müssen Sie sich mit den Zugangsdaten Ihrer Institution bei AcademicCloud anmelden.

Einrichtung

Web-Zugang

Der Dienst ist über ein Web-Interface verfügbar. Die Verwendung der Browser Internet Explorer oder Edge wird nach unseren Erfahrungen nicht empfohlen.

Client-Zugang

Der Dienst kann über einen Client genutzt werden. Aktuelle Clients sind unter https://rocket.chat/install verfügbar.

Verwalten

Erstellen Sie einen Kanal: Jeder Nutzer des Dienstes kann eigene Kanäle anlegen. Zu diesem Zweck gibt es oben im Navigationsbereich einen Button, der einen Stift auf einem Blatt Papier darstellt. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken und “Kanal” auswählen, öffnet sich ein Formular, in dem Sie die Einstellungen für den neuen Kanal vornehmen können.

In den Einstellungen entscheiden Sie, ob der neue Kanal “privat” oder “öffentlich” sein soll (siehe Schlag). Nach Ihrer Entscheidung sehen Sie ein “Schloss” für private Kanäle oder einen “Hashtag” für öffentliche Kanäle. Wenn Sie einen “read-only” oder “broadcast channel” erstellen, schaffen Sie eine einseitige Kommunikation für die Verbreitung von Nachrichten. Wählen Sie einen eindeutigen(!) Namen für den neuen Kanal. Wenn Sie einen Namen wählen, der bereits verwendet wird, werden Sie benachrichtigt.

Als letzten Schritt können Sie Benutzer zu Ihrem privaten Kanal hinzufügen. Geben Sie ein paar Buchstaben des Namens ein und die Autovervollständigungsfunktion schlägt eine Liste von Benutzern vor, deren Name die Zeichenfolge enthält. Wählen Sie die entsprechende Person aus und fügen Sie sie in das Eingabefeld ein.

Suche nach Personen oder Kanälen: Für die Suche nach Benutzern und öffentlichen Kanälen gibt es im linken Navigationsbereich zwei Schaltflächen: Die Lupe und das Weltkugel-Symbol. Die Lupe ermöglicht eine Schnellsuche, ein Klick auf das Weltkugel-Symbol öffnet das Verzeichnis. Das Verzeichnis ist in zwei Registerkarten unterteilt: “Kanäle” und “Benutzer”. Je nachdem, welcher Reiter ausgewählt ist, werden alle öffentlichen Kanäle oder alle Benutzer*innen, die sich bereits einmal angemeldet haben, in einer Liste angezeigt.

Ein anschließender Klick auf einen Benutzer öffnet direkt die Konversation. Im Falle eines Channels öffnet sich im rechten Bereich eine Vorschau. Mit einem Klick auf den blauen Button “Beitreten” können Sie den Channel betreten und ab sofort mitchatten.

Private Channels werden über diese Suche nicht gefunden, da man ihnen nicht von sich aus beitreten kann. Hierfür ist eine Einladung des Besitzers des Channels erforderlich. Wenn du einen privaten Channel kennst, dem du beitreten möchtest, kontaktiere den Besitzer persönlich.

Teilen

Der Chat- und Kollaborationsdienst ist sehr komfortabel, da Links, Bilder, Videos und Dokumente versendet werden können. Bilder, Videos und Dateien können über ein Menü hochgeladen werden, das über das Clip-Symbol neben dem Eingabefeld erreichbar ist, oder per Drag & Drop in das Chatfenster. Der Dienst erzeugt dann in der Regel eine Vorschau des Objekts und bettet es in den Textfluss ein.

Um zu verhindern, dass Schadsoftware versendet wird, werden alle Dateien von einem Virenscanner überprüft und gegebenenfalls gelöscht. Außerdem ist das Versenden bestimmter Dateien (z.B. Word-Dateien, die schädliche Makros enthalten können) komplett verboten.

Gruppen

Der Dienst unterscheidet zwischen direkten Nachrichten, privaten und öffentlichen Kanälen:

Direkte Nachrichten sind Unterhaltungen zwischen zwei Benutzern. Dritte können diesen Unterhaltungen nicht beitreten oder sie lesen. Die Benutzer können über die Suchleiste gefunden werden.

Private Channels (4) sind Gruppenunterhaltungen zwischen mehreren Benutzern. Sie müssen von einer autorisierten Person (z. B. dem Ersteller) eingeladen werden, um dem Kanal beizutreten und den Inhalt zu lesen. Private Channels sind für alle anderen Benutzer (d. h. Benutzer, die nicht eingeladen wurden) unsichtbar. Das bedeutet, dass uneingeladene Benutzer den privaten Kanal nicht sehen und ihn nicht über die Suche finden können. Private Channels eignen sich z.B. für Absprachen in Teams oder Arbeitsgruppen. Sie sind mit einem Schloss-Symbol im Navigationsbereich gekennzeichnet.

Öffentliche Channels (3) sind ebenfalls Gruppengespräche, aber sie sind nicht für einen bestimmten Personenkreis geschlossen. Sie können einem öffentlichen Kanal beitreten und dann Nachrichten schreiben. Aber auch ohne Beitritt ist der Inhalt des Channels offen und für alle Nutzer lesbar. Öffentliche Kanäle können außerdem von jedem Nutzer über die Suche gefunden werden. Damit eignen sie sich z.B. für den Informationsaustausch ohne definierten Teilnehmer. Im Navigationsbereich sind öffentliche Channels mit einem Hashtag gekennzeichnet.

Voreinstellungen

Threads: Kanäle mit vielen Nutzern können schnell unübersichtlich werden, wenn sich verschiedene Nutzergruppen über unterschiedliche Themen unterhalten. Nachrichten-Threads ordnen Nachrichten in einem Channel einem Gesprächsverlauf zu und sollen für eine bessere Übersicht sorgen.

Nachrichten, die zu einem Nachrichtenstrang gehören, werden im Nachrichtenfenster nur als Vorschau in kleinerer Schrift angezeigt. Ein Klick auf eine solche Nachricht öffnet ein zweites Chatfenster auf der rechten Seite. Sie können dieses Fenster als “Chat im Chat” betrachten. Nachrichten innerhalb dieser Nachrichtenkette erscheinen auch im Kanal, aber um einen chronologischen Verlauf der Unterhaltung zu erhalten, ist die “Chat im Chat”-Ansicht einfacher zu durchschauen.

Unter der Nachricht, auf die ursprünglich geantwortet wurde, erscheint eine blaue Schaltfläche, die die Antworten in der Nachrichtenkette zählt. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird auch der Nachrichtenstrang geöffnet.

Bevorzugte Nachrichten: Manchmal enthalten Nachrichten Informationen, auf die Sie später zurückkommen möchten. Der Dienst bietet die Möglichkeit, solche Nachrichten zu favorisieren. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte im Nachrichtenmenü der entsprechenden Nachricht und wählen Sie im sich öffnenden Menü “Favorit”. Sie ist dann über die Favoritenanzeige zu finden.

Um eine Meldung aus den Favoriten zu entfernen, klicken Sie erneut auf die drei Punkte im Meldungsmenü und dann auf “Aus Favoriten entfernen”.

Favorisierte Nachrichten sind für jeden Benutzer individuell. Daneben haben Moderatoren und Eigentümer die Möglichkeit, Nachrichten aus ihrem Channel für alle Nutzer zu pinnen. Die Funktionalität ist dieselbe wie bei den Favoriten, nur dass sie für alle Nutzer des Channels sichtbar ist. Auf diese Weise können Informationen angeheftet werden, die für alle Nutzer interessant und schnell auffindbar sein müssen.

Benutzerhandbuch(e)

Das offizielle Benutzerhandbuch ist unter https://docs.rocket.chat/user-guides verfügbar.

FAQs

F: Wie wird meine Privatsphäre geschützt?

A: Alle Nutzer, die sich auf https://chat.gwdg.de anmelden, sind auf der Plattform auffindbar und können direkte Nachrichten erhalten oder in Kanäle eingeladen werden. Die Benutzer werden durch ihre Benutzerkennung identifiziert, Nachrichten werden mit dem Vor- und Nachnamen des Benutzers gekennzeichnet. Für den Versand von E-Mails verwendet der Dienst auch die E-Mail-Adresse des Nutzers.

Kanäle können auf öffentlich oder privat eingestellt werden. Private Kanäle sind nur für eingeladene Benutzer zugänglich und für andere nicht sichtbar. Eigentümer eines Kanals können Mitglieder eines Kanals entfernen oder den Kanal mitsamt seinem Inhalt löschen. Die Kommunikation mit dem Dienst ist verschlüsselt und der Dienst wird in unserem Rechenzentrum gehostet.

F: Ich erhalte die folgende Fehlermeldung, wenn ich Einladungslinks verwende: “Ungültiges oder abgelaufenes Einladungs-Token”. Was kann ich tun?

A: Das Problem ist dem Hersteller bekannt und wird in einer der nächsten Versionen behoben werden. In der Regel reicht es aus, wenn der Eingeladene die Seite neu lädt.

F: Unterstützt chat.gwdg.de End-to-End-Verschlüsselung (E2E)?

A: E2E ist derzeit in der Beta-Phase. Sie funktioniert manchmal nicht mit mobilen Clients und bleibt daher deaktiviert, bis eine stabile Implementierung verfügbar ist. Als Alternative kann OTR verwendet werden.

Q: Wie kann ich mein Repository von gitlab.gwdg.de mit rocket.chat verbinden, so dass ich über neue Issues informiert werde?

A: Eine neue “Integration” muss in gitlab erstellt werden: Klicken Sie auf “Einstellungen” - “Integrationen” und geben Sie ein:

http://chat.gwdg.de:8080/gitlab/web?targets=mychan “mychan” muss entsprechend ersetzt werden. Das Häkchen bei “SSL-Verifizierung aktivieren” muss entfernt werden. integration

Dann fügen Sie den “ci-bot”-Account zum rocket.chat-Kanal hinzu:

Benutzer hinzufügen

ci-bot

F: Ich erhalte keine Benachrichtigungen im Desktop-Client.

A: Überprüfen Sie die Benachrichtigungseinstellungen im Client wie hier beschrieben: https://github.com/RocketChat/Rocket.Chat.Electron/issues/1395#issuecomment-589752544